Privacyverklaring

Golfclub Meerssen, gevestigd aan Heiveld 4, 6241EK Bunde, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Inleiding

Golfclub Meerssen vindt het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom heeft Golfclub Meerssen in deze verklaring voor u uiteengezet hoe Golfclub Meerssen met uw persoonsgegevens omgaat en welke rechten u heeft. Deze verklaring is van toepassing op (1) persoonsgegevens van leden (incl. aspirant en gewezen leden) van Golfclub Meerssen en geldt voor (2) de website van Golfclub Meerssen. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen hiervan of over de verwerking van uw persoonsgegevens, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan de Functionaris Gegevensbescherming. 

Persoonsgegevens leden

Inleiding/Doelstelling

Door Golfclub Meerssen worden persoonsgegevens van leden bijgehouden en verwerkt in een ledenadministratie. De persoonsgegevens zijn door de leden in vertrouwen verstrekt aan de club en zullen daarom met zorg worden beheerd. De doelstelling van de verwerking van de persoons­gegevens is het goed laten functioneren van de club en haar activiteiten. Deze paragraaf van de privacyverklaring is gebaseerd op de model privacyverklaring van de Nederlandse Golf Federatie (NGF).

Reikwijdte

Deze paragraaf is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van leden in de clubadministratie, en ook op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in de administratie zijn opgenomen. Voorts is deze paragraaf van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in de administratie zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Golfclub Meerssen verwerkt uw persoonsgegevens omdat u lid bent (geweest) van deze golfclub, doordat u gebruik maakt van haar diensten en/of omdat u deze zelf aan haar heeft verstrekt. In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel Golfclub Meerssen welke persoonsgegevens van u (als lid) verzamelt, hoelang Golfclub Meerssen deze bewaart en wie deze persoonsgegevens eventueel van Golfclub Meerssen ontvangt. Golfclub Meerssen verwerkt uitsluitend gewone persoonsgegevens (voorbeelden: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres). Bijzondere persoonsgegevens worden niet verwerkt (voorbeelden: politieke opvatting, BSN-nummer, salarisgegevens).

Doel: Om te onderzoeken of iemand lid kan worden

(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 1 – klik hier

Grondslag: Uitvoering van de lidmaat­schapsover­eenkomst

Bewaartermijn: Als u lid wordt, dan gedurende de looptijd van de lidmaatschaps­overeenkomst. Als u geen lid wordt, dan worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden.

Ontvangers: Ledenadministratie

Doel: Om betalen van consumpties, inschrijfgeld wedstrijden, e.d. via het kassasysteem in het Clubhuis mogelijk te maken

(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 4 – klik hier

Grondslag: Vergroten van betaalgemak in het Clubhuis

Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de lidmaatschaps­overeenkomst en tot 1 jaar daarna.

Ontvangers: Ledenadministratie, Penningmeester, Administrateur, Twelve te Utrecht

Doel: 

  • Het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst
  • Het uitvoeren van het relatiebeheer (ledenadministratie), wedstrijdbeheer, handicapbeheer, starttijden beheer, NGF uitwisseling, faciliteitenbeheer (o.a. lockers), financieel beheer en statistieken.
  • Om digitale berichten aan de leden te kunnen sturen, waaronder @FORE nieuwsbericht, facturen (lidmaat­schapsgeld, huur lockers, etc.)
  • Om een lid te kunnen bellen of e-mailen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 2 – klik hier

Grondslag: Uitvoering van de lidmaat­schapsover­eenkomst

Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de lidmaatschaps­overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.

Ontvangers: Ledenadministratie, Penningmeester, Administrateur, Locker beheerder, OH&R-commissie,  E-Golf4u (leverancier golfsysteem) te Helmond, Accountant, Belastingdienst

Doel: Om de sponsorgegevens te beheren en om contact met sponsoren te kunnen opnemen

(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 5 – klik hier

Grondslag: Sponsorover­eenkomst

Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de sponsor­overeen­komst. Na opzegging van het account zal het account worden gedeactiveerd en vervolgens zullen na 1 maand alle gegevens definitief worden verwijderd.

Ontvangers: Sponsorcommissie, Sponsit te Utrecht

 

Doel: 

  • Voor het maken van roosters voor bardiensten in het Clubhuis
  • Om een digitaal bericht aan een lid te versturen betreffende zijn/haar indeling voor bardienst in het Clubhuis

(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 3 – klik hier

Grondslag: Invulling geven aan de verplichting tot het draaien van bardiensten

Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de lidmaatschaps­overeenkomst en tot 1 jaar daarna

Ontvangers: Barboekbeheerder, Barboek.nl te Haaren

Doel: Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis. 

(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 6 – klik hier

Grondslag: Toestemming

Bewaartermijn: Zolang als de toestemming niet is ingetrokken

Ontvangers: Ledenadministratie

Doel: Digitaal stemmen bijvoorbeeld tijdens (digitale) Algemene Leden Vergadering

(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 7 – klik hier

Grondslag: Uitvoering van de lidmaat­schapsover­eenkomst

Bewaartermijn: Max 1/2 jaar na een stemronde of zoveel eerder in opdracht van Golfclub Meerssen

Ontvangers: Inkesta BV te Breda

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Golfclub Meerssen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld (voor details zie bovenstaande tabel).

Beveiliging persoonsgegevens

Golfclub Meerssen treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgt Golfclub Meerssen ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat haar veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Delen van persoonsgegevens met derden

Zonder uw toestemming verstrekt Golfclub Meerssen uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die Golfclub Meerssen met u heeft, tenzij Golfclub Meerssen wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In bovenstaande tabel treft u een overzicht aan van de situaties waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in opdracht van Golfclub Meerssen, sluit zij een bewerkingsovereenkomst om te zorgen voor (minimaal) eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Golfclub Meerssen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Golfclub Meerssen verkoopt uw gegevens niet aan derden.

Staan persoonsgegevens van leden op de website?

Golfclub Meerssen vermeld geen persoonsgegevens van leden op (het publiek toegankelijke deel van) haar website. Omdat Golfclub Meerssen het als sportvereniging mogelijk wil maken dat leden elkaar kunnen zoeken in een ledenlijst heeft Golfclub Meersen dat mogelijk gemaakt op het niet publiek toegankelijke deel van haar website (een voor haar leden afgeschermde webpagina op de website van Golfclub Meerssen: Leden login) en via een door Golfclub Meerssen aan haar leden aangeboden app (Digitale Golf Web App).

Leden van Golfclub Meerssen geven de club toestemming hun naam en/of foto te gebruiken in het Clubblad FORE en de digitale Nieuwsbrief @FORE tenzij een lid uitdrukkelijk schriftelijk heeft vermeld hier geen toestemming voor te geven.

Zie ook hieronder “Geen persoonsgegevens op de website” in de sectie”Website Golfclub Meerssen”

Geheimhouding binnen het lidmaatschap

Als lid van Golfclub Meerssen beschikt u of kunt u beschikken over de (persoons)gegevens van de andere leden van de club (zie onder kopje “Staan persoonsgegevens van leden op de website?”). U mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die te maken hebben met activiteiten van en bij Golfclub Meerssen. Het is niet toegestaan om tijdens of na beëindiging van uw lidmaatschap deze gegevens te gebruiken voor andere doeleinden. Na beëindiging van uw lidmaatschap dient u alle persoonsgegevens te vernietigen die u van de clubleden hebt. 

Overtreding van de geheimhouding kan een schorsing, ontzegging van een deel van de rechten, geldboete, berisping, waarschuwing, opzeggingen/of ontzegging van uw lidmaatschap van Golfclub Meerssen tot gevolg hebben.

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien (tenzij Golfclub Meerssen op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen), te corrigeren of te verwijderen.

  • Inzage via Mijn Profiel: Leden van Golfclub Meerssen kunnen hun persoonsgegevens inzien in “Mijn Profiel” in “Leden login”, een voor de leden van Golfclub Meerssen afgeschermde webpagina op het niet publiek toegankelijke deel van de website van Golfclub Meerssen.
  • Inzage/correctie/verwijdering via website: Dit verzoek kunt u doen via de speciale AVG-pagina. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan. Na ontvangst van het verzoek vraagt Golfclub Meerssen om een kopie van uw identiteitsbewijs. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Golfclub Meerssen reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Als u wenst dat uw gegevens verwijderd/gewijzigd worden, zal Golfclub Meerssen deze verwijdering/wijziging tevens doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van Golfclub Meerssen hebben ontvangen. Golfclub Meerssen wijst erop dat het verwijderen van de gegevens van een lid pas kan na beëindiging van de lidmaatschapsovereenkomst.

Minderjarigen

Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

Website Golfclub Meerssen

Geen persoonsgegevens op de website

Op haar website vermeldt Golfclub Meerssen geen persoonsgegevens, met uitzondering van de namen van (voormalige) leden van het Bestuur van de club en enkele persoonsgegevens van de Golfpro(s) van de club (contactgegevens). 

Zie ook hierboven “Staan persoonsgegevens van leden op de website?” in de sectie”Persoonsgegevens leden”

Cookies of vergelijkbare technieken die worden gebruikt

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. Golfclub Meerssen gebruikt cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van haar website, die daardoor makkelijker wordt in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. Golfclub Meerssen kan dankzij cookies zien hoe vaak onze website – en welke pagina’s – door bezoekers worden bekeken. Golfclub Meerssen gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kan Golfclub Meerssen hiermee haar website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Hoe persoonsgegevens worden beveiligd

Golfclub Meerssen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen van misbruik zijn, neem dan contact op via privacy@golfclubmeerssen.nl. Golfclub Meerssen heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
  • TLS (voorheen SSL) – Golfclub Meerssen verstuurt uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
  • DKIM, SPF en DMARC – Golfclub Meerssen gebruikt deze drie internetstandaarden om te voorkomen dat u uit haar naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
  • DNSSEC – Dit is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (#company_website) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomt Golfclub Meerssen dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

Links naar andere websites

De website van Golfclub Meerssen kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van Golfclub Meerssen. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. Golfclub Meerssen raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Overige

Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens

Golfclub Meerssen wil u er op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wijziging van het privacy beleid

Golfclub Meerssen past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website van Golfclub Meerssen zal steeds de meest recente versie van de Privacyverklaring van Golfclub Meerssen zijn opgenomen. Golfclub Meerssen raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal Golfclub Meerssen er alles aan doen u via het @FORE Nieuwsbericht en/of via de website te informeren.

Onvoorzien

In gevallen waarin deze Privacyverklaring niet voorziet, beslist het Bestuur van Golfclub Meerssen. Het Bestuur van Golfclub Meerssen informeert de algemene ledenvergadering achteraf.
Scroll naar top