Privacyverklaring
Contactgegevens
Heiveld 4, 6241EK Bunde
+31 (0)43 – 365 2756 – info@golfclubmeerssen.nl
Inleiding
Golfclub Meerssen vindt het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom heeft Golfclub Meerssen in deze verklaring voor u uiteengezet hoe Golfclub Meerssen met uw persoonsgegevens omgaat en welke rechten u heeft. Deze verklaring is van toepassing op (1) persoonsgegevens van leden (incl. aspirant en gewezen leden) van Golfclub Meerssen en geldt voor (2) de website van Golfclub Meerssen. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen hiervan of over de verwerking van uw persoonsgegevens, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan de Functionaris Gegevensbescherming.
Persoonsgegevens leden
Inleiding/Doelstelling
Reikwijdte
Persoonsgegevens die worden verwerkt
Golfclub Meerssen verwerkt uw persoonsgegevens omdat u lid bent (geweest) van deze golfclub, doordat u gebruik maakt van haar diensten en/of omdat u deze zelf aan haar heeft verstrekt. In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel Golfclub Meerssen welke persoonsgegevens van u (als lid) verzamelt, hoelang Golfclub Meerssen deze bewaart en wie deze persoonsgegevens eventueel van Golfclub Meerssen ontvangt. Golfclub Meerssen verwerkt uitsluitend gewone persoonsgegevens (voorbeelden: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres). Bijzondere persoonsgegevens worden niet verwerkt (voorbeelden: politieke opvatting, BSN-nummer, salarisgegevens).
Doel: Om te onderzoeken of iemand lid kan worden
(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 1 – klik hier
Grondslag: Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst
Bewaartermijn: Als u lid wordt, dan gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst. Als u geen lid wordt, dan worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden.
Ontvangers: Ledenadministratie
Doel: Om betalen van consumpties, inschrijfgeld wedstrijden, e.d. via het kassasysteem in het Clubhuis mogelijk te maken
(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 4 – klik hier
Grondslag: Vergroten van betaalgemak in het Clubhuis
Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst en tot 1 jaar daarna.
Ontvangers: Ledenadministratie, Penningmeester, Administrateur, Twelve te Utrecht
Doel:
- Het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst
- Het uitvoeren van het relatiebeheer (ledenadministratie), wedstrijdbeheer, handicapbeheer, starttijden beheer, NGF uitwisseling, faciliteitenbeheer (o.a. lockers), financieel beheer en statistieken.
- Om digitale berichten aan de leden te kunnen sturen, waaronder @FORE nieuwsbericht, facturen (lidmaatschapsgeld, huur lockers, etc.)
- Om een lid te kunnen bellen of e-mailen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 2 – klik hier
Grondslag: Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst
Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.
Ontvangers: Ledenadministratie, Penningmeester, Administrateur, Locker beheerder, OH&R-commissie, E-Golf4u (leverancier golfsysteem) te Helmond, Accountant, Belastingdienst
Doel: Om de sponsorgegevens te beheren en om contact met sponsoren te kunnen opnemen
(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 5 – klik hier
Grondslag: Sponsorovereenkomst
Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de sponsorovereenkomst. Na opzegging van het account zal het account worden gedeactiveerd en vervolgens zullen na 1 maand alle gegevens definitief worden verwijderd.
Ontvangers: Sponsorcommissie, Sponsit te Utrecht
Doel:
- Voor het maken van roosters voor bardiensten in het Clubhuis
- Om een digitaal bericht aan een lid te versturen betreffende zijn/haar indeling voor bardienst in het Clubhuis
(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 3 – klik hier
Grondslag: Invulling geven aan de verplichting tot het draaien van bardiensten
Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst en tot 1 jaar daarna
Ontvangers: Barboekbeheerder, Barboek.nl te Haaren
Doel: Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis.
(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 6 – klik hier
Grondslag: Toestemming
Bewaartermijn: Zolang als de toestemming niet is ingetrokken
Ontvangers: Ledenadministratie
Doel: Digitaal stemmen bijvoorbeeld tijdens (digitale) Algemene Leden Vergadering
(Gewone) persoonsgegevens: Zie Lijst 7 – klik hier
Grondslag: Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst
Bewaartermijn: Max 1/2 jaar na een stemronde of zoveel eerder in opdracht van Golfclub Meerssen
Ontvangers: Inkesta BV te Breda
Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Beveiliging persoonsgegevens
Delen van persoonsgegevens met derden
Staan persoonsgegevens van leden op de website?
Golfclub Meerssen vermeld geen persoonsgegevens van leden op (het publiek toegankelijke deel van) haar website. Omdat Golfclub Meerssen het als sportvereniging mogelijk wil maken dat leden elkaar kunnen zoeken in een ledenlijst heeft Golfclub Meersen dat mogelijk gemaakt op het niet publiek toegankelijke deel van haar website (een voor haar leden afgeschermde webpagina op de website van Golfclub Meerssen: Leden login) en via een door Golfclub Meerssen aan haar leden aangeboden app (Digitale Golf Web App).
Leden van Golfclub Meerssen geven de club toestemming hun naam en/of foto te gebruiken in het Clubblad FORE en de digitale Nieuwsbrief @FORE tenzij een lid uitdrukkelijk schriftelijk heeft vermeld hier geen toestemming voor te geven.
Zie ook hieronder “Geen persoonsgegevens op de website” in de sectie”Website Golfclub Meerssen”
Geheimhouding binnen het lidmaatschap
Als lid van Golfclub Meerssen beschikt u of kunt u beschikken over de (persoons)gegevens van de andere leden van de club (zie onder kopje “Staan persoonsgegevens van leden op de website?”). U mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die te maken hebben met activiteiten van en bij Golfclub Meerssen. Het is niet toegestaan om tijdens of na beëindiging van uw lidmaatschap deze gegevens te gebruiken voor andere doeleinden. Na beëindiging van uw lidmaatschap dient u alle persoonsgegevens te vernietigen die u van de clubleden hebt.
Overtreding van de geheimhouding kan een schorsing, ontzegging van een deel van de rechten, geldboete, berisping, waarschuwing, opzeggingen/of ontzegging van uw lidmaatschap van Golfclub Meerssen tot gevolg hebben.
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien (tenzij Golfclub Meerssen op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen), te corrigeren of te verwijderen.
- Inzage via Mijn Profiel: Leden van Golfclub Meerssen kunnen hun persoonsgegevens inzien in “Mijn Profiel” in “Leden login”, een voor de leden van Golfclub Meerssen afgeschermde webpagina op het niet publiek toegankelijke deel van de website van Golfclub Meerssen.
- Inzage/correctie/verwijdering via website: Dit verzoek kunt u doen via de speciale AVG-pagina. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan. Na ontvangst van het verzoek vraagt Golfclub Meerssen om een kopie van uw identiteitsbewijs. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Golfclub Meerssen reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Als u wenst dat uw gegevens verwijderd/gewijzigd worden, zal Golfclub Meerssen deze verwijdering/wijziging tevens doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van Golfclub Meerssen hebben ontvangen. Golfclub Meerssen wijst erop dat het verwijderen van de gegevens van een lid pas kan na beëindiging van de lidmaatschapsovereenkomst.
Minderjarigen
Website Golfclub Meerssen
Geen persoonsgegevens op de website
Op haar website vermeldt Golfclub Meerssen geen persoonsgegevens, met uitzondering van de namen van (voormalige) leden van het Bestuur van de club en enkele persoonsgegevens van de Golfpro(s) van de club (contactgegevens).
Zie ook hierboven “Staan persoonsgegevens van leden op de website?” in de sectie”Persoonsgegevens leden”
Cookies of vergelijkbare technieken die worden gebruikt
Hoe persoonsgegevens worden beveiligd
Golfclub Meerssen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen van misbruik zijn, neem dan contact op via privacy@golfclubmeerssen.nl. Golfclub Meerssen heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
- Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
- TLS (voorheen SSL) – Golfclub Meerssen verstuurt uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
- DKIM, SPF en DMARC – Golfclub Meerssen gebruikt deze drie internetstandaarden om te voorkomen dat u uit haar naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
- DNSSEC – Dit is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (#company_website) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomt Golfclub Meerssen dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.